10 lecciones que cada CIO necesita saber acerca de ERP

Si hay un proceso que quita el sueño de muchos directores de TI y los equipos responsables de la ERP en varias organizaciones es el paradigma en torno a las actualizaciones del sistema ERP.

Lo que los CIO esperan actualizaciones de ERP es que son situaciones tranquilas, pero a menudo no es el caso, y este escenario debe ser analizado a fondo para que podamos tener una buena idea de los posibles problemas que pueden ocurrir debido una actualización sin éxito.

Este artículo tiene como objetivo proporcionar algunas lecciones valiosas para los lectores sobre las mejores prácticas del mercado para las actualizaciones exitosas de sus sistemas ERP.

Lección # 1 – Conocer las motivaciones reales y la importancia de la actualización.

Es muy común para los sistemas de los clientes de ERP realizan actualizaciones sin conocer las motivaciones reales de dicha actualización. Algunos lo hacen por mera ignorancia, otros lo hacen porque creen que ser consistente con la versión más actual y no hay problema con eso, pero antes de actualizar la recomendación es considerar siempre otro factor: la relevancia de la actualización?

Si el CIO señaló, por ejemplo, que una actualización específica da la cobertura de un nuevo proceso de negocio, o conoce a una nueva obligación fiscal / legal, sin duda encontró significación para la actualización.

También es esencial que el CIO o equipo responsable de ERP en su organización se comunican los beneficios que se lograrán con la actualización para que los usuarios entiendan la relevancia de ERP y motivadores y apoyar al equipo durante los procesos de ERP necesarios para la actualización se realiza correctamente.

Las mejores prácticas de mercado también indican que no se debe continuar con la actualización si el CIO y el equipo responsable de la ERP no pueden encontrar el verdadero valor de la actualización.

Lección # 2 – Conozca en detalle los procesos de su empresa que están cubiertos por el negocio de ERP.

El personal CIO o ERP empleado por la organización debe entender a fondo los procesos de negocio que están cubiertos por el ERP, porque esta acción determinará qué tienen que llevar a cabo para garantizar una actualización correcta pruebas. También debe identificar quiénes son los usuarios principales que tienen la misión de ayudar a probar la nueva versión.

Lo que comúnmente sucede es que hay muchos procesos de negocio que no se conocen formalmente los procesos que se utilizan muy pocas veces y de vez en cuando después de que se requiere una actualización en particular a utilizar este proceso y esta vez el equipo descubre que como resultado de este proceso de actualización cambios o depende de un nuevo parámetro o una nueva formación depende o no funciona correctamente.

Las mejores prácticas de mercado indican que antes de este escenario común, es necesario que los CIO y equipo ERP responsable de la organización para crear una rutina formal que está bien detallado y documentado todos los procesos de negocio, ya se trate de casos triviales o esporádicos, que están cubiertos por ERP de modo que cuando usted recibe una nueva actualización de la ERP puede verificar que los procesos de negocio requieren una atención especial para asegurar actualización correcta.

Cuando la acción de mantener formalmente el conocimiento de sus procesos no se aplican en su organización, CIO y el personal empleado por el ERP deben tomar mayores riesgos en la actualización y, posiblemente, algún proceso desconocido o poco usados ​​pueden no funcionar correctamente debido a una actualización.

La atención debe ser pagado en el momento de su ERP tiene algún tipo de integración con otros sistemas debido a que el proceso de integración puede verse afectada por cambios a la ERP y también por los cambios en otro sistema que se integra con el ERP. Es esencial conocer en detalle los procesos para poder tener este punto de vista holístico.

Lección # 3 – Exigir a su proveedor diga en detalle los cambios que llevaron actualización de ERP.

En la Lección # 1 nos enteramos de que la importancia de los motivadores y actualizaciones deben ser verificados, pero esta lección se aplica sólo cuando el proveedor le dice en detalle qué cambios han dado lugar a dicha actualización.

Por desgracia, es común encontrar que los vendedores de ERP liberan actualizaciones que no tienen todos los detalles de los cambios y modificaciones que se están entregando y esto es absolutamente preocupante porque sin saber exactamente lo que estaba cambiado es imposible garantizar que una actualización se aplica sin gran dolor cabeza para el CIO y el personal empleado por la organización ERP.

Otra decepción es cuando se producen cambios en la documentación pertinente entregados en la actualización, pero la calidad de la información es pobre y no involucra todos los temas tangenciales y procesa lo que debería. Gran parte de lo que la documentación es generada por los proveedores de ERP es las características técnicas y no los procesos de negocios afectados en la organización y se tarda un año a partir de la CIO y equipo ERP responsable de traducir estos pobres la información para su día-a-día.

Por lo tanto, es necesario que como clientes, las organizaciones exigen a sus proveedores con la transparencia para identificar claramente los cambios y si hay un cambio no se informa a causar problemas después de una actualización, los clientes deben buscar el vendedor de este ERP para mejorar su procesos para asegurar que esto no vuelva a ocurrir en el futuro. Si la situación se repite el CIO y el personal empleado por el ERP debe reportar el asunto a la junta directiva para la acción apropiada a tomar.

También es importante que su proveedor de ERP tiene una actualización de la auditoría de recursos, mostrando claramente de relieve todos los cambios que se han producido con el tiempo, ya que si en el futuro de su empresa tiene que revisar lo que ha cambiado en los últimos 4 o 5 actualizaciones tener esta información fácilmente.

Lección # 4 – Mantener un ambiente para la aprobación de las actualizaciones.

Inicialmente esto parece una inversión innecesaria, pero en el largo plazo o no tener un ambiente para la aprobación de la actualización puede ser un factor de éxito importante.

Imagine una empresa minorista con más de un centenar de tiendas en todo el país, utilizando un ERP para la gestión de toda la empresa. Durante una actualización en particular la empresa no se refiere a la compatibilidad de la nueva versión con sus pruebas de impresoras fiscales y utiliza un simulador para evaluar las operaciones del punto de venta (POS) están bien.

Mediante el despliegue de la nueva versión en un entorno de producción todas las impresoras fiscales dejan de funcionar. Todas las transacciones de ventas de la organización y, ciertamente, no logran abordar la responsabilidad por daños y perjuicios resultantes de la adaptación, se asignarán al centro de costos de TI, ya que fue la decisión de poner en producción una actualización que impedía a la empresa por la venta.

Por lo tanto, la sugerencia es que tiene una atmósfera de la aprobación de las actualizaciones del mismo tipo de operación, por lo que es posible simular todo el proceso de organización empresarial que está cubierta por el ERP.

Lección # 5 – Crear un plan para la aprobación de los cambios que involucran todas las áreas de negocio que utilizan ERP.

Hay un error clásico en la señal de que el ERP es de la exclusiva responsabilidad de las organizaciones del departamento de TI, como soporte de TI aunque ERP como uno de sus servicios a los miembros de las organizaciones, no dominan todos los procesos de negocio que están cubiertos por el ERP y por esta razón no es capaz de probar todos los procesos, validar los beneficios entregados por las nuevas versiones y si se adhieren a la empresa y también asegurarse de que todo el ámbito de la ERP utilizado en la organización está satisfecha en la nueva versión.

Por lo tanto, las mejores prácticas del mercado, indican que cada vez que hay una nueva actualización de la ERP CIO y los equipos responsables de la ERP en las organizaciones debe convocar a los usuarios clave de modo basado en el conocimiento específico de los procesos de negocio de la empresa y proporciona la información que el proveedor de ERP enviado informando a los cambios que se produjeron en el ERP, se crea un plan para la aprobación de las actualizaciones.

Una vez que el plan está montado, las tareas se asignan a cada usuario clave, por lo que es responsable de comprobar los cambios que se produjeron en el ERP que afectan a su día a día, y también para hablar con su equipo de cualquier mejora que puede ser implementado.

Al final de cada área de prueba, debe hacer una prueba integrada (piloto) de las operaciones conjuntas para determinar todos los efectos y ganancias.

Si su organización no tiene un plan para su aprobación, sin duda los riesgos de actualización serán más grandes y deben ser comunicadas internamente, así que no hay expectativas diferentes.

Lección # 6 – Conocer los costos involucrados en la actualización.

Los costos involucrados en la actualización de versiones de ERP son muchos más que sea posible, por lo que es importante que el CIO y los equipos responsables de la ERP en las organizaciones saben muy bien cómo sus proveedores aplican estos costos.

Los costos también no son muy explícitos al contratar ERP y apenas organizaciones a prestar atención a este costo en el momento de adopción de la herramienta, sin embargo, uno debe ser consciente de que una actualización del ERP de su organización siempre tendrá importantes inversiones.

Otra cuestión que debe ser desmitificado es la frecuencia de las actualizaciones, porque sabiendo los costos involucrados y también es posible la frecuencia de las actualizaciones para planificar las inversiones a corto plazo e incluso considerar estos valores en el presupuesto anual de TI.

Además de la frecuencia de las actualizaciones también es necesario tener en cuenta el apoyo que es proporcionado por el proveedor de ERP, ya que en muchos casos los proveedores descontinuar ciertas versiones de sus productos lo que obliga a la organización a mejorar la ERP, incluso a regañadientes.

Para tener una idea de la inmensidad de los diferentes costos involucrados, podemos mencionar:

- Los costos de los consultores se especializan en las actualizaciones específicas; – El costo de los desplazamientos;

- Los costos adicionales para actualizar fuera del horario de oficina;

- El costo de la formación debido a las nuevas características publicadas en las actualizaciones;

- Los costos de mano de obra para la compatibilidad específica de las bases de datos;

- El costo de adquisición de otro software y hardware debido a actualizaciones (nuevo OS, más memoria, más unidades de almacenamiento, la nueva versión de la base de datos, etc.);

- Gastos de personal para la prueba interna (tiempo dedicado a las pruebas, horas extras, etc).

Estos son sólo algunos ejemplos, pero sería posible ampliar la lista de manera significativa.

Lección # 7 – Aprenda sobre los tipos de actualizaciones disponibles para su proveedor de ERP.

Algunos proveedores de ERP tienen políticas de actualización e incluso tipos de actualización de sus productos muy bien definidos y estructurados.

Para citar un ejemplo, un jugador nacional grande de ERP tiene al menos 3 tipos de actualizaciones para su producto.

El primer tipo se refiere a las actualizaciones oportunas, así, en el que el proveedor de ERP es un tema en concreto. Se utiliza con frecuencia para la corrección de un error, por ejemplo. Este tipo de actualización es tan simple que puede ser aplicada por el equipo responsable de la ERP en la organización. Lanzamiento y puede ser implementado semanal.

El segundo tipo es actualizaciones más completas y uniformes, donde se crean paquetes de correcciones y nuevas características, como un Service Pack para su de Windows. El nivel de criticidad es moderada y no requiere de acciones de terceros. Puede ser lanzado e implementado cada dos meses.

El tercer tipo es más consistente, alterar las características de la base de datos, la implementación de nuevos módulos y características, similar al cambio de una versión de Windows (por ejemplo, versión de XP a 7). Requiere base de datos de cumplimiento y conocimiento técnico más avanzado, cuando es necesario involucrar al distribuidor oa un tercero autorizado por él / aprobado. Pueden liberarse en forma semestral, anual o incluso cada dos años.

Obviamente, el jugador que destacó por encima, cuenta con clientes de todos los tamaños, incluyendo clientes donde no hay muchas actualizaciones de Windows disponibles, incluidos los clientes que esperan respuestas rápidas sobre todo para la corrección de errores. Hay, sin embargo, los sistemas ERP mucho más simples y más pequeños y estos vendedores no tienen toda la estructura y la arquitectura se ha mencionado anteriormente, por lo que las actualizaciones son muy aficionados.

Sin embargo, hay una tendencia del mercado que busca crear el tipo más simple de cambios que no dependen tanto del proveedor y se pueden realizar con éxito por el CIO y el personal empleado por la organización ERP.

Como estamos hablando más y más en la nube y SaaS ERP, esta tendencia de crear actualizaciones con sencillo está acentuando cada día.

Lección # 8 – No desplegar nuevas características disponibles en las actualizaciones, sin el acompañamiento del proveedor para garantizar el cumplimiento de los procesos de negocio.

Muchos clientes de ERP siempre tratan de tomar la mayor parte de las nuevas características que son proporcionados por el vendedor. Con esta actitud estos clientes siempre están alineados con el recién lanzado por el proveedor de noticias y esta actitud es muy bueno para los negocios para implementar nuevas características se producen correctamente.

Es necesario sin embargo que los clientes de ERP son conscientes de los impactos requeridos por la aplicación de las nuevas características y módulos en relación con las características y módulos que ya estaban trabajando antes. Es así, por ejemplo, para escuchar a un cliente pida al vendedor que determinadas funciones no están activadas, incluso si esas características no han sido bien entendida, probado y aprobado en relación con su adhesión a los procesos de negocio adoptadas por la organización.

Cuando esto ocurre, es muy común que después de un cierto tiempo el cliente al descubrir que permiten una funcionalidad específica que ya no tiene acceso a otras funciones, ya que este era características exclusivas.

Como un ejemplo, una empresa que no tenía ninguna integración bancaria para el pago (Pagfor, Sispag, etc) y con la nueva funcionalidad proporcionada por el proveedor de ERP quieren implementarlo. Al hacer que la aplicación sin la supervisión y aprobación del proveedor adecuado, el CIO y el personal empleados por el ERP en la organización no probar todos los escenarios e implementar nuevas funcionalidades en un entorno de producción. Después de un tiempo, uno de los usuarios de la financiera se da cuenta de que un informe de gestión que se emite cada dos semanas ya no está funcionando como antes y ponerse en contacto con el proveedor de ERP resulta que este informe se estrella a los valores que se pagan a través de la integración de la banca . Este es un ejemplo muy común.

Para evitar este tipo de ocurrencia y minimizar el estrés derivado de su participación es fundamental para el proveedor de ERP siempre que la aplicación de las nuevas características.

Lección # 9 – Tenga cuidado de atención a los efectos de la actualización de las personalizaciones.

En el pasado, cuando una organización hecha una personalización para el ERP tenía una gran duda sobre si esta personalización puede ser utilizado cuando sea necesario para actualizar el ERP.

Esta preocupación ha llevado a los proveedores a los clientes a crear nuevas y consistentes maneras de actualizar el ERP minimizar gran parte del impacto de esta actualización en la personalización del producto.

En el pasado, hablamos de reconstruir toda la personalización a partir de cero, hacer de nuevo el 100% de lo que se ha personalizado, pero recientemente los proveedores de crear condiciones en las que no existe tal necesidad, y más que nada volver a compilar las personalizaciones de estos para la operación normal .

En algunos casos la personalización se ve afectada, por ejemplo, cambiando la forma o el tamaño de un campo de la base de datos que se utiliza para la personalización, pero incluso en este escenario el impacto se ha convertido en pequeño, debido a que un pequeño ajuste y la personalización todo ha vuelto a la normalidad.

Lo que no podemos perder de vista es que el núcleo no incluir personalizaciones ERP de forma nativa y por lo tanto hay que tener especial atención para no perder de vista ese entorno de pruebas de aprobación debe pasar necesariamente a través de personalizaciones para evitar que en la sala de la fabricación de algo fuera de control.

La atención cuidadosa también si su ERP incorpora las personalizaciones dentro de la propia ERP, sin específica para esa capa, porque en ese caso las posibilidades de problemas es mayor, especialmente ya que muchos clientes hacen las más diversas personalizaciones de proveedor en los mismos módulos y características y oportunidad de una personalización de un vacío personalización cliente el otro es grande y en algunos casos, los pequeños vendedores de ERP esta situación es bastante frecuente.

Estén atentos también a los proveedores que siempre envían a sus cambios a la ERP con parámetros por defecto, ya que en estos casos, una personalización que usted hizo en el pasado puede venir con discapacidad.

Lección # 10 – Establecer una ventana para la actualización en la producción que afecta mínimamente el entorno de procesos de negocio.

Esta es una tarea ardua para el CIO y el equipo responsable de la ERP, se deben encontrar una actualización de la ventana con el fin de minimizar el tiempo de inactividad en gran medida de la ERP en la organización.

Algunas organizaciones, sin embargo, funciona las 24 horas los 7 días de la semana y para estos casos para encontrar una actualización de la ventana es casi imposible.

Si su negocio depende de su proveedor para la actualización de la ERP se implementa, es necesario estar al tanto de las actualizaciones disponibles para los horarios porque hay proveedores que sólo realizan actualizaciones durante el horario comercial que, por tanto, causan impactos a su organización.

Otra cuestión importante que el CIO y el equipo responsable de la ERP en la organización necesitan saber para encontrar la mejor ventana para la actualización es el tiempo que esta actualización requerirá. Incluso es posible que esta información se evalúa con el seguimiento detallado de la actualización de la aprobación ambiental, pero debe estar alerta y si es posible mantener un extra eventualidades imprevistas tiempo porque imprevisto puede suceder.

Debemos estar especialmente atento a las actualizaciones de impactos en los procesos de negocio, porque hay días en que no se puede paralizar ciertas actividades comerciales, tales como períodos mensuales cerraduras, períodos en los que la compañía está haciendo alarde de bombo de los medios, los períodos que los procesos vitales, como las ventas o la producción se verán afectados y un conocimiento muy detallado de esta información puede ser fundamental para el éxito o el fracaso de la actualización del ERP.

Artículo completo: http://www.baguete.com.br/

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