La importancia de almacenar y organizar los documentos electrónicos
Los aumentos en el mercado, el número de artículos y ofertas de almacenamiento de documentos electrónicos, en su mayoría de Factura Electrónica (NF-e). Pero gran parte de ella es poco profunda, con datos erróneos y, sorprendentemente, no informar adecuadamente todos los documentos deben ser almacenados y entregados a las autoridades fiscales por encargo. Esto es preocupante porque la desinformación que circula puede suponer sanciones y multas severas, además de riesgo de la detención del empresario.
La citada legislación para la regulación de los documentos electrónicos no son ajustes SINIEF, según lo declarado por el artículo 100, fracción IV, del Código Fiscal de la Nación, donde los acuerdos por y entre el Gobierno Federal, los Estados, Distrito Federal y Municipios, Son normas complementarias de las leyes, los tratados y convenios internacionales y decretos. Una vez llegado a un acuerdo y SINIEF situado entre dos o más Estados o DF (Distrito Federal), que debe ser ratificado (o no) por las Asambleas de los Estados respectivos. Sólo después de la aprobación legislativa, convenios vienen a ser eficaz, es la legislatura de cada estado y el Distrito Federal que, al ratificar la Convención, el conjunto como válida. Lo mismo se aplica a los municipios.
Tomando las razones de la ley, la custodia de los documentos electrónicos va mucho más allá de la NF-e (modelo 55, SINIEF 07/05), que también se aplica a otros documentos como el CT-e (SINIEF 09/07) , MDF y (SINIEF 21/10), y NFC, DC y además de NFS y depende de la legislación de cada municipio.
Otra ley importante que no podía dejar de mencionar es el número de 8137 de 27.12.1990 del Código Fiscal de la Nación, que establece los delitos contra el orden tributario y puede hacer que una pena de dos a cinco años de prisión, además de la aplicación de una multa Artículo I (primero), que dice: “Es un delito contra el orden impuesto (…) negar o dejar de ofrecer, cuando sea necesario, la factura o documento equivalente respecto a la venta de bienes o prestación de servicios, que se celebra de manera efectiva, o proveedores ella en desacuerdo con la ley. “. Por lo que es esencial para alertar e informar a los contribuyentes que necesitan almacenar sus documentos electrónicos correctamente.
El empresario tiene que tener en cuenta tres premisas básicas antes de guardar cualquiera de estos documentos:
- Verifique la firma digital del documento.
- Verifique la autenticidad del documento por parte del emisor SEFAZ.
- Determinar la existencia del permiso de uso del documento.
Las herramientas que sólo guardan los documentos o sólo se validan en el registro de la transacción y no hace un seguimiento de sus eventos, pueden contener errores y genera la obligación tributaria a las organizaciones. Todavía tenemos que añadir un elemento más importante en la gestión de los documentos electrónicos, que es el destinatario de la manifestación (MD y SINIEF Set 5.12), lo que aumenta su exigencia de toda la industria de bebidas y cigarrillos ahora en la mitad de este año.
La obligación de almacenar documentos electrónicos va mucho más allá del almacenamiento simple de los documentos, tiene que estar alineada con sus relaciones jurídicas que impidan posibles dolores de cabeza.
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